Warum funktioniert Six Sigma oft nicht? Teil 3

12.07.2018

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Six Sigma

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Six Sigma will Prozesse verbessern mittels Statistik und Analytik. Doch trotz des mathematischen Ansatzes steht bei der Arbeit mit Six Sigma die Führungskraft im Zentrum des Geschehens. Ob Six Sigma funktioniert oder nicht, hängt maßgeblich von ihr ab.

Projektarbeit effizienter machen: Überlastung verhindern, Widerständen begegnen

Am Werkstor nach einem Seminar treffe ich einen leitenden Angestellten, der auf seinen Rollkoffer zwei Kisten mit Aktenordnern gestapelt hat und sie so Richtung Auto transportiert. Dies seien seine Hausaufgaben für das Wochenende, sagt er.

Grübelnd mache ich mich auf den Heimweg: Was ist schiefgelaufen, wenn jemand so viel Arbeit mit in seinen Feierabend oder in sein Wochenende nehmen muss? Und was habe ich selbst heute alles getan? Ein Meeting hatte sich ans nächste gereiht, in denen langatmige Diskussionen über bereits entschiedene Themen ein zügiges Fortschreiten blockierten oder zumindest Widerstand zu spüren war.

Wieso sind Meetings so anstrengend? Was beschert uns Wochenenden in der Gesellschaft von Aktenordnern? Und ist da ein Muster, das beide Missstände eint?

Drei Ansatzpunkte auf dem Weg zum effizienten Projekt

Die nächsten Stunden auf der Autobahn vergehen wie im Flug. Am Ende der Reise habe ich für meine vielen Fragen drei mögliche Muster herausgefiltert:

  1. Projekte kommen stets „on Top“ zu der Arbeit, die unseren Alltag bereits bis an den Rand füllt.
  2. In unseren Organisationen gilt es oft als bedeutender, mit Antworten zu glänzen als hilfreiche Fragen zu formulieren.
  3. Unterschiedliche Sichtweisen zu Themen führen zu Diskussionen, in denen es öfter darum geht, wer recht hat, anstatt um lösungsrelevante Ansätze, die die eigene Sichtweise ergänzen.

Ad 1: Projektarbeit bedeutet Alltag plus X

Wenn die täglichen Aufgaben bereits die reguläre Arbeitszeit (und meist noch etwas mehr) ausfüllen: Wie können dann noch Sonderaufgaben und Projekte engagiert und zielorientiert bewältigt werden? Als Coach werde ich immer öfter gefragt, wie mit der Flut alltäglicher Aufgaben besser umzugehen ist. Meist höre ich Klagen über zu viele Meetings sowie über den Druck, auf Mails schnellstmöglich zu reagieren. Von der Vorbereitung auf Teamsitzungen, von zielorientierten Debatten und fundierter Entscheidungsfindung in Meetings dagegen höre ich wenig. Frage ich nach fest im Kalender eingeplanten Zeiten für Telefonate und Mail-Beantwortung, ernte ich meist nur Erstaunen. Zeit ist ein zunehmend rares Gut – aber wir scheinen nicht zu wissen, wie wir sie bestmöglich nutzen.

Ad 2: Als bedeutsam gilt nicht, wer fragt, sondern wer Antworten parat hält

Im innerbetrieblichen Ellenbogenkampf hat es sich offensichtlich bewährt, zu möglichst vielen Fragen auch Antworten und Entscheidungen parat zu haben. Das wiederum führt dazu, dass immer weniger Leute noch eigenverantwortliche Entscheidungen treffen. Muss über die Breite der Laderampe entschieden werden, urteilt nicht der Spezialist, sondern der hierarchisch höherstehende Bereichsleiter. Doch wäre es nicht auch aus zeitökonomischer Sicht sinnvoller für eben diese Führungskraft, Fragen an die Spezialisten zu stellen und die Teamintelligenz zu bemühen, anstatt selber in die fachliche Diskussion einzusteigen?

Ad 3: Wer hat Recht? Oder doch lieber: Wer bringt uns weiter?

Wenn in Teamsitzungen alte Fässer neu geöffnet werden, wenn getroffene Entscheidungen erneut bezweifelt, Ergebnisse angegriffen oder bereits verworfene Ideen hartnäckig wieder nach vorn gezerrt werden, stimmt etwas Grundlegendes nicht. Es scheint mir oft so, dass sich Verhalten und Wissen in bestimmten Situationen voneinander entfernen. Nur um Recht zu behalten und die eigene Positionsmacht zu festigen, werden dann bestimmte Entscheidungen durchgedrückt – womöglich auf Kosten dessen, was notwendig und hilfreich gewesen wäre.

Eine mögliche Lösung

Zum einen gilt es, sich etwa durch kluges Selbstmanagement Freiräume im Alltag zu schaffen: Feste Zeiten im Tagesablauf für Telefonate und Mailverkehr, für Aktenstudium und kreatives Arbeiten verhindern, dass derlei Aufgaben mit nach Hause und ins Wochenende geschleppt werden müssen.

Es scheint außerdem wichtig zu sein, nicht alles im Alleingang zu entscheiden. Eine Führungskraft muss nicht alles selbst wissen, sondern kann durch Fragen das Wissen der Experten nutzen. Entscheidungskriterien werden so mit den Spezialisten unter Einbeziehung der Risiken erarbeitet. Voraussetzung ist, dass die eigene Haltung hinterfragt, die Perspektiven anderer wertgeschätzt und auch für Lösungen genutzt werden. All das kostet Zeit und Kraft, was wiederum die Bedeutung des Support-Teams unterstreicht.

Ein weiter Weg

Meine Autobahnausfahrt naht, in zehn Minuten werde ich voraussichtlich zu Hause sein. Dann beginnt die Zeit, in der ich entspanne und Kraft tanke. Diese drei auf dieser Fahrt gefundenen Punkte können keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben, auch wenn alle mir bekannten Studien deren Bedeutung unterstützen. Und es ist sicher ein weiter Weg, bis auch nur einer dieser Punkte im Alltag fest verankert ist. Doch wenn dafür die Akten im Büro bleiben können und der Lohn ein Feierabend ist, der seinen Namen auch verdient hat: Warum nicht mit Punkt 1 beginnen?

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